Verwerkersovereenkomst

Ingangsdatum: 24 oktober 2026

Dit addendum inzake gegevensverwerking (DPA) maakt deel uit van de Servicevoorwaarden (Voorwaarden) van Raq.com tussen Vu AI Ltd (Raq.com, wij, ons) en het bedrijf of de organisatie die de Diensten gebruikt (jij). Het geldt telkens wanneer wij persoonsgegevens namens jou verwerken, en gaat in wanneer je de Voorwaarden accepteert. Je hoeft het niet te ondertekenen. Als je een ondertekend exemplaar voor je administratie nodig hebt, mail privacy@raq.com.

1. Definities

• Gegevensbeschermingsrecht: de UK GDPR, de Data Protection Act 2018, de Privacy and Electronic Communications (EC Directive) Regulations 2003 (PECR) en, waar ze op jou van toepassing zijn, de EU-AVG en andere wetten over persoonsgegevens en elektronische marketing.
• Persoonsgegevens van de klant: persoonsgegevens die wij namens jou verwerken bij het leveren van de diensten, zoals beschreven in sectie 4.
• Verwerkingsverantwoordelijke, verwerker, betrokkene, persoonsgegevens, inbreuk in verband met persoonsgegevens en verwerking hebben de betekenis die in de UK GDPR wordt gegeven.
• Subverwerker: een derde partij die wij inschakelen om Persoonsgegevens van de Klant te verwerken.
• Andere met een hoofdletter geschreven woorden hebben de betekenis die in de Voorwaarden is gegeven.

2. Rollen

Voor persoonsgegevens van klanten ben jij de verwerkingsverantwoordelijke en zijn wij je verwerker. Wij zijn verwerkingsverantwoordelijke voor de persoonsgegevens die we nodig hebben om je account te laten draaien, je te factureren, de diensten te beveiligen en onze eigen wettelijke plichten na te komen, zoals beschreven in ons privacybeleid. Deze verwerkersovereenkomst dekt die gegevens niet.

Wanneer je e-mail of andere berichten verstuurt met de Diensten, ben jij de afzender en opdrachtgever van die berichten onder PECR. Een e-mailaccount of ander berichtenaccount dat je zelf koppelt en betaalt, wordt door jou ingeschakeld onder je eigen contract met die aanbieder. Het is jouw aanbieder, niet onze subverwerker, en wij geven berichten aan die aanbieder door op jouw instructies.

Hetzelfde geldt voor sms-berichten en WhatsApp-berichten (Terms, sectie 24): je eigen sms-provideraccount (bijvoorbeeld Twilio, Telnyx, Vonage, Bird of Esendex) en je eigen WhatsApp Business Account bij Meta zijn jouw providers, niet onze subverwerkers.

3. Je instructies

We verwerken Persoonsgegevens van Klanten uitsluitend op basis van je gedocumenteerde instructies, tenzij de wet anders vereist; in dat geval laten we je dat eerst weten, tenzij de wet dat verbiedt. Je instructies bestaan uit de Voorwaarden, deze DPA en de manier waarop je de Diensten configureert en gebruikt, waaronder de contacten die je importeert, de berichten die je verstuurt en de automatiseringen die je inschakelt. We laten het je weten als wij denken dat een instructie in strijd is met de gegevensbeschermingswetgeving.

Je bent verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van je instructies, voor het hebben van een wettelijke grondslag en, voor marketing, de toestemming of soft opt-in die de PECR vereist voor elke persoon die je benadert, voor de juistheid van de toestemmingsregistraties die je ons verstrekt, en voor het verstrekken van de privacy-informatie die de wet vereist.

4. Details van de verwerking

• Onderwerp en duur: de diensten aan jou leveren zolang je ze gebruikt, en daarna gedurende de periode in sectie 11.
• Aard en doel: gegevens hosten, opslaan, ordenen, analyseren, versturen en verwijderen zodat de diensten die je kiest werken, inclusief AI-functies, en de diensten beveiligen en ontvangers beschermen tegen misbruik.
• Betrokkenen: je gebruikers en teamleden; je klanten, prospects, contacten en supporters; mensen die je berichten ontvangen of erop antwoorden; en iedereen van wie je gegevens in de diensten zet.
• Soorten persoonsgegevens: namen en contactgegevens (e-mailadressen, telefoonnummers, postadressen); CRM-records en notities; toestemmingsrecords en hun geschiedenis (waarmee elke persoon instemde, de getoonde tekst, waar, wanneer en hoe ze instemden, en voor formulieren en opt-inpagina's van Raq.com hun IP-adres en browser); afmeld- en uitsluitingslijsten; berichtinhoud, afleverstatussen, openingen, klikken en antwoorden; bestanden, documenten, opnames en andere content die je uploadt of maakt; en gebruiksgegevens die aan je gebruikers zijn gekoppeld.
• Bijzondere categorieën van gegevens: je mag geen bijzondere categorieën of gegevens over strafbare feiten in de diensten zetten, tenzij je dat nodig hebt, de wet het toestaat en je het risico hebt beoordeeld. Berichtenfuncties mogen niet worden gebruikt om mensen te benaderen op basis van bijzondere categorieën van gegevens.

5. Onze mensen

Alleen personen die toegang nodig hebben om de Diensten te leveren of te ondersteunen, kunnen toegang krijgen tot Persoonsgegevens van klanten, en ieder van hen is gebonden aan een geheimhoudingsplicht.

6. Beveiliging

We houden passende technische en organisatorische maatregelen in stand om Persoonsgegevens van Klanten te beschermen, rekening houdend met de risico's van de verwerking, zoals vereist volgens artikel 32 van de UK GDPR. Deze omvatten versleuteling tijdens transport, versleuteling van opgeslagen providersleutels en tokens, toegangscontroles, logging, back-ups en regelmatige beveiligingscontroles, evenals de maatregelen die worden beschreven op onze pagina AI-privacy en -beveiliging. We kunnen deze maatregelen bijwerken, maar nooit op een manier die het algehele beschermingsniveau verlaagt.

7. Subverwerkers

Je geeft ons algemene toestemming om Subverwerkers in te schakelen. Onze huidige Subverwerkers staan vermeld op raq.com/subprocessors. We werken die pagina bij voordat een nieuwe Subverwerker Persoonsgegevens van Klanten verwerkt en stellen betrokken klanten op de hoogte van wezenlijke wijzigingen. Als je op redelijke gronden voor gegevensbescherming bezwaar maakt, laat ons dit dan binnen 30 dagen weten; we zullen proberen je bezwaar weg te nemen en als dat niet lukt, kun je stoppen met het gebruik van de betreffende Dienst. Elke Subverwerker is gebonden aan schriftelijke voorwaarden die hetzelfde beschermingsniveau bieden als deze verwerkersovereenkomst, en wij blijven verantwoordelijk voor hen.

8. Internationale doorgiften

Wanneer Persoonsgegevens van Klanten buiten het VK worden doorgegeven, zorgen we voor een rechtmatig doorgiftemechanisme, zoals de Britse adequaatheidsregels, de International Data Transfer Agreement of het Britse addendum bij de standaardcontractbepalingen van de EU.

9. Hulp aan jou

Rekening houdend met de aard van de verwerking en de informatie die ons ter beschikking staat, helpen we je via de functies van de Diensten of anderszins:

• reageren op betrokkenen die hun rechten uitoefenen (inzage, rectificatie, verwijdering, bezwaar en overige rechten). Als iemand rechtstreeks contact met ons opneemt over Persoonsgegevens van Klanten, sturen wij het verzoek naar jou door en beantwoorden we het niet zelf, tenzij je ons daarom vraagt
• voldoen aan je verplichtingen op het gebied van beveiliging, melding van datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordeling en voorafgaande raadpleging onder artikelen 32 tot en met 36 van de UK GDPR
• een toezichthouder, aanbieder of ontvanger de toestemmingsregistraties tonen die wij voor je bewaren.

10. Datalekken

We informeren je zonder onredelijke vertraging zodra we kennisnemen van een inbreuk in verband met persoonsgegevens die Persoonsgegevens van Klanten treft. We geven je de informatie die je nodig hebt om aan je eigen verplichtingen te voldoen, waaronder wat er is gebeurd, welke gegevens en personen zijn getroffen, wat de waarschijnlijke gevolgen zijn en welke maatregelen we nemen, en sturen aanvullende informatie zodra er meer bekend is. Deze melding is geen erkenning van schuld.

11. Verwijdering en teruggave

Je kunt je Inhoud op elk moment exporteren. Wanneer je stopt met het gebruik van de Diensten, zullen wij naar jouw keuze Persoonsgegevens van Klanten aan je retourneren (via export) of verwijderen, en eventuele resterende kopieën verwijderen binnen de termijnen die in ons Privacybeleid staan beschreven, tenzij de wet vereist dat wij deze bewaren. Gegevens over uitschrijvingen en blokkeringen kunnen zo lang als nodig worden bewaard om ervoor te zorgen dat mensen die zich hebben afgemeld niet opnieuw worden benaderd.

12. Audits

We stellen de informatie beschikbaar die je redelijkerwijs nodig hebt om aan te tonen dat wij voldoen aan onze verplichtingen onder artikel 28 van de UK GDPR. Als die informatie niet volstaat, mogen jij of een tot geheimhouding verplichte onafhankelijke auditor onze naleving eenmaal per jaar controleren, met een kennisgevingstermijn van ten minste 30 dagen, op jouw kosten, tijdens kantooruren en zonder de Diensten te verstoren. Je mag vaker een audit uitvoeren wanneer een toezichthouder dit vereist of na een inbreuk in verband met persoonsgegevens die jou treft.

13. Aansprakelijkheid en voorrang

De aansprakelijkheid van elke partij onder deze DPA valt onder de limieten in de Voorwaarden, behalve waar de wetgeving inzake gegevensbescherming die niet toestaat. Als deze DPA en de Voorwaarden met elkaar in strijd zijn over de verwerking van Persoonsgegevens van de Klant, geldt deze DPA.

14. Wijzigingen en contact

We kunnen deze verwerkersovereenkomst (DPA) bijwerken wanneer de wet of de Diensten veranderen. De datum hierboven verandert dan mee en we informeren je voordat een wezenlijke wijziging ingaat. Vragen over deze DPA of onze verwerking: privacy@raq.com, of schrijf naar Vu AI Ltd, Suite 15, 1666 High Street, Knowle, Solihull, B93 0LY. Bedrijfsnummer 15766790.