Aneks o przetwarzaniu danych

Data wejścia w życie: 24 października 2026

Niniejszy Aneks o przetwarzaniu danych (DPA) stanowi część Warunków korzystania z usługi Raq.com (Warunki) pomiędzy Vu AI Ltd (Raq.com, my, nas) a firmą lub organizacją korzystającą z Usług (Ty). Ma zastosowanie zawsze, gdy przetwarzamy dane osobowe w Twoim imieniu, i wchodzi w życie w momencie zaakceptowania Warunków. Nie musisz go podpisywać. Jeśli potrzebujesz podpisanej kopii do swoich akt, napisz na adres privacy@raq.com.

1. Definicje

  • Prawo ochrony danych: brytyjskie RODO, ustawa o ochronie danych z 2018 roku, Privacy and Electronic Communications (EC Directive) Regulations 2003 (PECR) oraz, jeśli mają zastosowanie do Ciebie, unijne RODO i inne przepisy dotyczące danych osobowych i marketingu elektronicznego.
  • Dane osobowe klienta: dane osobowe, które przetwarzamy w Twoim imieniu przy świadczeniu Usług, zgodnie z opisem w sekcji 4.
  • Administrator, podmiot przetwarzający, osoba, której dane dotyczą, dane osobowe, naruszenie ochrony danych osobowych i przetwarzanie mają znaczenie nadane im w brytyjskim RODO.
  • Podmiot przetwarzający: strona trzecia, której powierzamy przetwarzanie Danych Osobowych Klienta.
  • Inne wyrazy pisane wielką literą mają znaczenia określone w Warunkach.

2. Role

W odniesieniu do Danych osobowych Klienta jesteś administratorem, a my jesteśmy Twoim podmiotem przetwarzającym. Jesteśmy administratorem danych osobowych potrzebnych do prowadzenia Twojego Konta, wystawiania rozliczeń, zabezpieczania Usług i wypełniania własnych obowiązków prawnych, zgodnie z opisem w naszej Polityce prywatności; niniejszy aneks nie obejmuje tych danych.

Gdy wysyłasz e-maile lub inne wiadomości za pomocą Usług, jesteś nadawcą i inicjatorem tych wiadomości zgodnie z PECR. Konto e-mail lub inne konto do wysyłania wiadomości, które podłączasz i za które płacisz samodzielnie, jest objęte Twoją własną umową z tym dostawcą. To Twój dostawca, a nie nasz podwykonawca, a my przekazujemy mu wiadomości zgodnie z Twoimi poleceniami.

To samo dotyczy wiadomości tekstowych i WhatsApp (sekcja 24 Warunków): Twoje własne konto dostawcy SMS (na przykład Twilio, Telnyx, Vonage, Bird lub Esendex) oraz Twoje własne konto WhatsApp Business w Meta są Twoimi dostawcami, a nie naszymi podwykonawcami.

3. Twoje instrukcje

Przetwarzamy Dane osobowe Klienta wyłącznie zgodnie z Twoimi udokumentowanymi poleceniami, chyba że prawo wymaga inaczej. W takim przypadku poinformujemy Cię o tym wcześniej, o ile prawo tego nie zabrania. Twoje polecenia to Warunki, niniejsza umowa DPA oraz sposób, w jaki konfigurujesz i używasz Usług, w tym importowane kontakty, wysyłane wiadomości i włączone automatyzacje. Jeśli uznamy, że polecenie narusza Prawo ochrony danych, poinformujemy Cię o tym.

Odpowiadasz za zgodność z prawem swoich instrukcji, za posiadanie podstawy prawnej oraz, w przypadku marketingu, za zgodę lub miękką zgodę wymaganą przez PECR dla każdej osoby, z którą się kontaktujesz, za dokładność zapisów zgód, które nam przekazujesz, oraz za przekazywanie osobom informacji o prywatności wymaganych przez prawo.

4. Szczegóły przetwarzania

  • Przedmiot i czas trwania: świadczenie Usług na rzecz Ciebie przez cały czas ich użytkowania, a po jego zakończeniu przez okres określony w punkcie 11.
  • Charakter i cel: hostowanie, przechowywanie, organizowanie, analizowanie, przesyłanie i usuwanie danych, tak aby wybrane przez Ciebie Usługi działały, w tym funkcje AI, oraz aby Usługi były bezpieczne, a odbiorcy chronieni przed nadużyciami.
  • Osoby, których dane dotyczą: Twoi użytkownicy i członkowie zespołu; Twoi klienci, potencjalni klienci, kontakty i sympatycy; osoby, które otrzymują Twoje wiadomości lub na nie odpowiadają; oraz każda inna osoba, której dane wprowadzasz do Usług.
  • Rodzaje danych osobowych: imiona i dane kontaktowe (adresy e-mail, numery telefonów, adresy pocztowe); rekordy CRM i notatki; rejestry zgód oraz ich historia (na co zgodziła się każda osoba, treść wyświetlonej zgody, miejsce, czas i sposób wyrażenia zgody, a w przypadku formularzy i stron zapisu Raq.com także adres IP i przeglądarka); listy rezygnacji i wykluczeń; treść wiadomości, statusy dostarczenia, otwarcia, kliknięcia i odpowiedzi; pliki, dokumenty, nagrania i inne treści, które przesyłasz lub tworzysz; oraz dane o użytkowaniu powiązane z Twoimi użytkownikami.
  • Dane szczególnych kategorii: nie możesz umieszczać w Usługach danych szczególnych kategorii ani danych dotyczących przestępstw, chyba że jest to konieczne, prawo na to zezwala i oceniono ryzyko. Funkcje wiadomości nie mogą być wykorzystywane do kierowania przekazów do osób na podstawie danych szczególnych kategorii.

5. Nasi pracownicy

Dostęp do Danych Osobowych Klienta mogą mieć wyłącznie osoby, które potrzebują go do świadczenia lub wspierania Usług, a każda z nich jest związana obowiązkiem zachowania poufności.

6. Bezpieczeństwo

Utrzymujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, aby chronić Dane osobowe Klienta, uwzględniając ryzyko związane z przetwarzaniem, zgodnie z wymogiem artykułu 32 brytyjskiego RODO. Obejmują one szyfrowanie w czasie przesyłania, szyfrowanie przechowywanych kluczy i tokenów dostawców, kontrolę dostępu, rejestrowanie zdarzeń, kopie zapasowe oraz regularne przeglądy bezpieczeństwa, a także środki opisane na stronie Prywatność i bezpieczeństwo AI. Możemy aktualizować te środki, ale nigdy w sposób obniżający ogólny poziom ochrony.

7. Podmioty przetwarzające

Udzielasz nam ogólnego zezwolenia na angażowanie Podwykonawców. Aktualna lista Podwykonawców znajduje się pod adresem raq.com/subprocessors. Zaktualizujemy tę stronę, zanim nowy Podwykonawca zacznie przetwarzać Dane Osobowe Klienta, i powiadomimy klientów, których to dotyczy, o istotnych zmianach. Jeśli zgłosisz sprzeciw z uzasadnionych względów ochrony danych, daj nam znać w ciągu 30 dni; postaramy się rozwiać Twoje obawy, a jeśli nie będzie to możliwe, możesz przestać korzystać z dotkniętej Usługi. Każdy Podwykonawca jest związany pisemnymi warunkami zapewniającymi taki sam poziom ochrony jak niniejsza umowa powierzenia, a my nadal ponosimy za nich odpowiedzialność.

8. Transfery międzynarodowe

Gdy Dane osobowe Klienta są przekazywane poza Wielką Brytanię, dbamy o to, aby istniał zgodny z prawem mechanizm transferu, taki jak przepisy UK o adekwatności, Międzynarodowa Umowa o Transferze Danych lub Aneks UK do standardowych klauzul umownych UE.

9. Pomoc

Biorąc pod uwagę charakter przetwarzania oraz dostępne nam informacje, pomożemy Ci – poprzez funkcje Usług lub w inny sposób:

  • odpowiadać osobom korzystającym ze swoich praw (dostęp, sprostowanie, usunięcie, sprzeciw i pozostałe). Jeśli osoba skontaktuje się z nami bezpośrednio w sprawie Danych osobowych klienta, przekażemy ci wniosek i sami na niego nie odpowiemy, chyba że nas o to poprosisz
  • spełniać swoje obowiązki w zakresie bezpieczeństwa, zgłaszania naruszeń, oceny skutków dla ochrony danych i uprzednich konsultacji na podstawie artykułów 32–36 UK GDPR
  • pokazać organowi regulacyjnemu, dostawcy lub odbiorcy rekordy zgód, które przechowujemy dla ciebie.

10. Naruszenia ochrony danych osobowych

Poinformujemy Cię bez zbędnej zwłoki, gdy dowiemy się o naruszeniu ochrony danych osobowych dotyczącym Danych osobowych Klienta. Przekażemy informacje potrzebne do wypełnienia Twoich obowiązków, w tym co się stało, jakich danych i osób dotyczy, jakie mogą być skutki oraz co robimy w tej sprawie, a kolejne informacje przekażemy w miarę ich pozyskiwania. Poinformowanie Cię nie oznacza przyznania się do winy.

11. Usunięcie i zwrot danych

Swoje Treści możesz wyeksportować w dowolnym momencie. Gdy przestaniesz korzystać z Usług, według Twojego wyboru zwrócimy Ci Dane osobowe Klienta (w drodze eksportu) lub je usuniemy, a wszystkie pozostałe kopie usuniemy w terminach opisanych w naszej Polityce prywatności, chyba że prawo nakazuje ich przechowywanie. Rekordy rezygnacji i wykluczenia mogą być przechowywane tak długo, jak to konieczne, aby osoby, które zrezygnowały, nie były ponownie kontaktowane.

12. Audyty

Udostępnimy informacje, których w uzasadnionym zakresie potrzebujesz, aby wykazać, że spełniamy nasze obowiązki wynikające z artykułu 28 brytyjskiego RODO. Jeśli te informacje nie wystarczą, Ty lub niezależny audytor związany poufnością możecie przeprowadzić audyt zgodności raz w roku, z co najmniej 30-dniowym wyprzedzeniem, na Twój koszt, w godzinach pracy i bez zakłócania Usług. Audyt możesz przeprowadzić częściej, jeśli wymaga tego organ nadzorczy lub po naruszeniu ochrony danych osobowych, które Cię dotyczy.

13. Odpowiedzialność i pierwszeństwo

Odpowiedzialność każdej ze stron na podstawie tej DPA podlega ograniczeniom określonym w Warunkach, z wyjątkiem sytuacji, w których nie zezwala na to Prawo ochrony danych. Jeśli ta DPA i Warunki są sprzeczne w zakresie przetwarzania Danych Osobowych Klienta, stosuje się tę DPA.

14. Zmiany i kontakt

Możemy aktualizować niniejszą DPA, gdy zmieni się prawo lub Usługi. Data podana powyżej zmieni się wraz z nią, a o istotnej zmianie poinformujemy Cię przed jej wejściem w życie. Pytania dotyczące niniejszej DPA lub naszego przetwarzania: privacy@raq.com lub pisemnie na adres Vu AI Ltd, Suite 15, 1666 High Street, Knowle, Solihull, B93 0LY. Numer firmy 15766790.