Addendum sul trattamento dei dati

Data di entrata in vigore: 24 ottobre 2026

Il presente Data Processing Addendum (DPA) costituisce parte integrante dei Termini di servizio di Raq.com (Termini) tra Vu AI Ltd (Raq.com, noi) e l'azienda o organizzazione che utilizza i Servizi (tu). Si applica ogni volta che trattiamo dati personali per tuo conto ed entra in vigore quando accetti i Termini. Non è necessario firmarlo. Se ti serve una copia firmata per i tuoi archivi, scrivi a privacy@raq.com.

1. Definizioni

  • Normativa sulla protezione dei dati: l'UK GDPR, il Data Protection Act 2018, il Privacy and Electronic Communications (EC Directive) Regulations 2003 (PECR) e, dove si applicano a te, l'EU GDPR e altre leggi sui dati personali e sul marketing elettronico.
  • Dati personali del cliente: dati personali che trattiamo per tuo conto nella fornitura dei Servizi, come descritto nella sezione 4.
  • Titolare del trattamento, responsabile del trattamento, interessato, dati personali, violazione dei dati personali e trattamento hanno il significato indicato nell'UK GDPR.
  • Subresponsabile: un terzo che incarichiamo di trattare i Dati personali del Cliente.
  • Gli altri termini con l'iniziale maiuscola hanno il significato indicato nei Termini.

2. Ruoli

Per i Dati personali dei clienti, tu sei il titolare del trattamento e noi siamo il tuo responsabile. Siamo titolari del trattamento per i dati personali necessari a gestire il tuo Account, a fatturarti, a mantenere sicuri i Servizi e a rispettare i nostri obblighi di legge, come descritto nella nostra Informativa sulla privacy; questo DPA non riguarda tali dati.

Quando invii email o altri messaggi con i Servizi, sei il mittente e l'autore di tali messaggi ai sensi del PECR. Un account email o un altro account di messaggistica che colleghi e paghi autonomamente è attivato da te in base al tuo contratto con tale fornitore. È il tuo fornitore, non un nostro subresponsabile, e trasmettiamo a esso i messaggi secondo le tue istruzioni.

Lo stesso vale per SMS e messaggi WhatsApp (sezione 24 dei Termini): il tuo account presso il provider SMS (ad esempio Twilio, Telnyx, Vonage, Bird o Esendex) e il tuo WhatsApp Business Account con Meta sono i tuoi provider, non i nostri sub-responsabili del trattamento.

3. Le tue istruzioni

Trattiamo i Dati personali del Cliente solo secondo le tue istruzioni documentate, salvo che la legge richieda diversamente; in tal caso te lo comunicheremo in anticipo, a meno che la legge lo vieti. Le tue istruzioni sono i Termini, il presente DPA e il modo in cui configuri e utilizzi i Servizi, inclusi i contatti che importi, i messaggi che invii e le automazioni che attivi. Ti informeremo se riteniamo che un'istruzione violi la Normativa sulla protezione dei dati.

Sei responsabile della liceità delle tue istruzioni, dell'avere una base giuridica adeguata e, per il marketing, del consenso o del soft opt-in richiesto dal PECR per ogni persona che contatti, dell'accuratezza dei registri di consenso che ci fornisci e del fornire alle persone le informazioni sulla privacy richieste dalla legge.

4. Dettagli del trattamento

  • Oggetto e durata del trattamento: fornitura dei Servizi per tutto il tempo in cui li utilizzi e, successivamente, per il periodo indicato nella sezione 11.
  • Natura e finalità: hosting, archiviazione, organizzazione, analisi, trasmissione e cancellazione dei dati affinché i Servizi scelti funzionino, incluse le funzioni IA, e per mantenere i Servizi sicuri e proteggere i destinatari dagli abusi.
  • Interessati: i tuoi utenti e membri del team; i tuoi clienti, potenziali clienti, contatti e sostenitori; le persone che ricevono o rispondono ai tuoi messaggi; e chiunque altro i cui dati inserisci nei Servizi.
  • Tipi di dati personali: nomi e dati di contatto (indirizzi email, numeri di telefono, indirizzi postali); record e note del CRM; registri del consenso e relativa cronologia (a cosa ha acconsentito ciascuna persona, il testo mostrato, dove, quando e come ha dato il consenso e, per i moduli e le pagine di adesione di Raq.com, l'indirizzo IP e il browser); elenchi di cancellazione e soppressione; contenuti dei messaggi, stati di consegna, aperture, clic e risposte; file, documenti, registrazioni e altri contenuti caricati o creati; dati di utilizzo collegati ai tuoi utenti.
  • Dati di categorie particolari: non devi inserire nei Servizi dati di categorie particolari o dati relativi a reati, a meno che non sia necessario, la legge lo consenta e tu abbia valutato il rischio. Le funzionalità di messaggistica non devono essere usate per indirizzare persone sulla base di dati di categorie particolari.

5. Le nostre persone

Solo le persone che devono accedere per fornire o supportare i Servizi possono accedere ai Dati Personali del Cliente, e ciascuna di esse è vincolata a un obbligo di riservatezza.

6. Sicurezza

Manteniamo misure tecniche e organizzative adeguate per proteggere i Dati personali del Cliente, tenendo conto dei rischi del trattamento, come richiede l'Articolo 32 dell'UK GDPR. Includono la cifratura in transito, la cifratura delle chiavi e dei token dei fornitori memorizzati, i controlli degli accessi, la registrazione, i backup e le revisioni periodiche della sicurezza, nonché le misure descritte nella nostra pagina AI Privacy & Security. Possiamo aggiornare tali misure, ma mai in modo tale da ridurre la protezione complessiva.

7. Subresponsabili

Ci concedi un'autorizzazione generale a ricorrere a Subresponsabili del trattamento. I nostri Subresponsabili attuali sono elencati su raq.com/subprocessors. Aggiorneremo tale pagina prima che un nuovo Subresponsabile tratti i Dati personali del Cliente e informeremo i clienti interessati delle modifiche sostanziali. Se ti opponi per motivi ragionevoli di protezione dei dati, comunicacelo entro 30 giorni: cercheremo di risolvere il problema e, se non ci riusciremo, potrai smettere di usare il Servizio interessato. Ogni Subresponsabile è vincolato da condizioni scritte che garantiscono lo stesso livello di protezione previsto da questo DPA e restiamo responsabili nei loro confronti.

8. Trasferimenti internazionali

Quando i Dati personali del Cliente vengono trasferiti al di fuori del Regno Unito, ci assicuriamo che sia in vigore un meccanismo di trasferimento lecito, come le decisioni di adeguatezza del Regno Unito, l'International Data Transfer Agreement o l'UK Addendum alle Clausole contrattuali standard UE.

9. Ti aiutiamo

Tenendo conto della natura del trattamento e delle informazioni a nostra disposizione, ti assisteremo, tramite le funzionalità dei Servizi o in altro modo:

  • rispondere alle persone che esercitano i propri diritti (accesso, rettifica, cancellazione, opposizione e gli altri). Se una persona ci contatta direttamente in merito ai Dati Personali del Cliente, inoltreremo la richiesta a te e non risponderemo noi, salvo che tu ce lo chieda
  • soddisfare gli obblighi in materia di sicurezza, notifica delle violazioni, valutazione d'impatto sulla protezione dei dati e consultazione preventiva previsti dagli articoli da 32 a 36 dell'UK GDPR
  • mostrare a un'autorità di controllo, a un fornitore o a un destinatario i registri di consenso che conserviamo per te.

10. Violazioni di dati personali

Ti informeremo senza indebito ritardo dopo essere venuti a conoscenza di una violazione dei dati personali che riguarda i Dati personali del Cliente. Ti forniremo le informazioni necessarie per adempiere ai tuoi obblighi, tra cui cosa è successo, i dati e le persone coinvolte, le probabili conseguenze e le azioni che stiamo intraprendendo, e ti invieremo ulteriori aggiornamenti man mano che ne saremo a conoscenza. Informarti non costituisce un'ammissione di colpa.

11. Cancellazione e restituzione

Puoi esportare i tuoi Contenuti in qualsiasi momento. Quando smetti di usare i Servizi, a tua scelta ti restituiremo i Dati personali del Cliente (tramite esportazione) oppure li elimineremo, eliminando anche le eventuali copie residue entro i termini descritti nella nostra Informativa sulla privacy, salvo che la legge ci obblighi a conservarli. I registri di opt-out e di soppressione possono essere conservati per il tempo necessario a garantire che le persone che hanno revocato il consenso non vengano ricontattate.

12. Audit

Metteremo a disposizione le informazioni di cui ragionevolmente hai bisogno per dimostrare che rispettiamo i nostri obblighi ai sensi dell'Articolo 28 dell'UK GDPR. Se tali informazioni non fossero sufficienti, tu o un revisore indipendente vincolato da riservatezza potete verificare la nostra conformità una volta all'anno, con un preavviso di almeno 30 giorni, a tue spese, durante l'orario di lavoro e senza interrompere i Servizi. Puoi effettuare verifiche più frequenti se richiesto da un'autorità di controllo o dopo una violazione dei dati personali che ti riguarda.

13. Responsabilità e prevalenza

La responsabilità di ciascuna parte ai sensi del presente DPA è soggetta ai limiti previsti dai Termini, salvo che la Legge sulla protezione dei dati non lo consenta. In caso di conflitto tra il presente DPA e i Termini in merito al trattamento dei Dati personali del Cliente, prevale il presente DPA.

14. Modifiche e contatti

Possiamo aggiornare questo DPA quando cambiano la legge o i Servizi. La data sopra cambia di conseguenza e ti informeremo prima che una modifica sostanziale entri in vigore. Per domande su questo DPA o sul nostro trattamento: privacy@raq.com, oppure scrivi a Vu AI Ltd, Suite 15, 1666 High Street, Knowle, Solihull, B93 0LY. Numero di società 15766790.